Начисление денежной компенсации за неиспользуемый отпуск в 1С: ЗУП ред. 3.1

Опубликовано 23.11.2020 08:17

Автор: Administrator

Просмотров: 12322

Практически всех сотрудников организации можно разделить на два лагеря. Одни с нетерпением ждут отпуска, планируя маршрут путешествий и спрашивая у коллег, что им привезти в качестве сувенира? Другие осаждают кадровиков-расчетчиков вопросом: «А можно ли получить денежную компенсацию вместо отпуска?» Вот как раз о второй половине сотрудников и пойдет речь в сегодняшнем материале. Расскажем кто имеет право на компенсацию отпуска денежными средствами и как это отразить в программе 1С: ЗУП ред. 3.1. 

Отпуск – это временное освобождение от работы в будние дни на определённый период времени для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежнего места работы.

Понятие и виды отпусков определяются главой 19 ТК РФ.

Напомним, что существует 2 вида отпусков: ежегодный и дополнительный.

Основной ежегодный оплачиваемый отпуск – это отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка, длительность которого обычно составляет 28 календарных дней согласно ст. 115 ТК РФ.

Его длительность может быть увеличена, в этом случае идет речь о так называемом удлиненном основном отпуске. Право на такой отпуск устанавливается Трудовым кодексом, Федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами.

Дополнительный ежегодный отпуск предоставляется отдельным категориям работников. Например, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и т.д.

Но организации вправе предоставлять дополнительные отпуска и обычным сотрудникам согласно ст. 116 ТК РФ. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Согласно ст. 126 ТК РФ, замена ежегодного отпуска денежной компенсацией по письменному заявлению сотрудника возможна только в 2 случаях:

1) За дни, превышающие дни основного отпуска 28 календарных дней, т.е. дни удлиненного отпуска.

Будьте внимательны! При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Т.е. если сотрудник у вас отработал 2 года, у него есть 56 дней неизрасходованного отпуска (28 дней*2 года), и у него нет удлиненного отпуска или дополнительного, то ни о какой замене отпуска компенсацией речи нет. Вы просто отправляете сотрудника в положенный отпуск.

2) в счет компенсации неизрасходованных дней отпуска при увольнении согласно ст. 127 ТК РФ. Ну тут всё понятно, слишком подробно останавливаться на этом не будем.

Однако есть еще один вариант выплаты компенсации взамен отпуска. Речь пойдет о работниках, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ). Часть дополнительного отпуска таких работников, которая превышает 7 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией. Это обязательно должно быть прописано в локально-нормативных документах компании, в отдельном соглашении к трудовому договору, а также от такого сотрудника необходимо получить письменное согласие на эту компенсацию.

Остальные категории сотрудников, у которых есть дополнительные отпуска, обязаны их отгулять как положено.

Согласно ст. 126 ТК РФ не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, а также случаев, установленных настоящим Кодексом). Хотите вы, не хотите, а в этих случаях отгулять отпуск все-таки придется.

Вот 3 основных момента, когда сотрудник может получить денежную компенсацию взамен отпуска. Рассмотрим, как это отражается в программе 1С: ЗУП ред. 3.1

Для начала ответим на вопрос: «А где указываются положенные дни отпуска? И как, при необходимости, их изменить?».

Количество дней отпуска, на которые имеет право сотрудник, фиксируется кадровыми приказами.

1. «Прием на работу».

2. «Кадровый перевод».

При приеме на работу сотрудника, в документе «Прием на работу», вы не можете не заметить поле «Имеет право на ежегодный отпуск (28 дн.)». Это значение установлено в программе по умолчанию. 

Для изменения количества дней отпуска нажмите гиперссылку «Редактировать». В открывшемся окне вы можете добавить вид необходимого отпуска или изменить количество дней основного отпуска, положенного сотруднику.

Если сотрудник уже работает на предприятии и ему необходимо изменить количество положенных ему дней отпуска, то сделать это можно документом «Кадровый перевод».

В документе установите галочку «Изменить право на отпуск», нажмите «Редактировать» и в открывшемся окне измените данные о количестве дней или добавьте новый вид отпуска («Добавить»).

Начисление компенсации отпуска за дни, превышающие 28 дней обычного ежегодного оплачиваемого отпуска

Пример: Сотрудница Белкина Т.Е. является инвалидом. Ей, согласно ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 №181-ФЗ предоставляется ежегодно оплачиваемый основной отпуск в размере 30 дней. В течение нескольких лет работы она отгуляла не все накопленные дни отпуска, копила их. В текущем году она пошла в положенный отпуск на 28 дней в июне 2020 года, а в сентябре 2020 г. написала заявление на получение денежной компенсации отпуска за 3 дня накопленного, так называемого удлиненного отпуска.

Компенсация отпуска вводится документом «Отпуск» в разделе «Зарплата».

Шаг 1. Создайте документ «Отпуск» и заполните шапку: месяц начисления, дату документа, укажите сотрудника.

Галочку «Отпуск» не устанавливайте.

Шаг 2. В разделе «Вид времени (ОТ)» установите галочку – «Компенсация отпуска» и задайте количество дней, в нашем примере – 3 дня.

Период, за который предоставляется компенсация отпуска», установится автоматически при условии, что учет в программе вели ранее. Если вы только начали вести учет, то заполните эти данные самостоятельно.

Исходя из данных расчета среднего заработка, программа автоматически начислит компенсацию отпуска и отобразит суммы начисления и удержания в нижней части документа.

Шаг 3. Перейдите на закладку «Начислено (подробно)».

Здесь отражено начисление «Компенсация отпуска (Отпуск основной)».

Шаг 4. Проведите документ по кнопке «Провести».

Компенсация отпуска отражена и в расчетном листке сотрудника.

Как посмотреть использование дней отпуска сотрудника?

В документе «Отпуск» на закладке «Основной отпуск» посмотрите отчет «Как сотрудник использовал отпуск?».

В отчете наглядно видно, что три дня компенсации уменьшили количество использованных дней отпуска.

Посмотреть сведения об использовании отпуска можно и в карточке сотрудника в разделе «Отсутствия».

В этом разделе отображаются остаток отпуска и, нажав гиперссылку «Справка по отпускам сотрудника», можно получить отчет об использовании дней отпуска как мы рассмотрели выше. В списке документов и документ, которым мы начислили компенсацию дней отпуска.

Начисление компенсации для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (мы писали об этом в начале статьи), осуществляется аналогично.

Компенсация отпуска при увольнении

Пример: сотрудник Грушевский С.И. уволен 14 сентября 2020 г. Ему положена компенсация за период работы с 10.10.2019 по 14.09.2020 года, за неиспользованные 14 дней отпуска.

Компенсация отпуска при увольнении в программе 1С: ЗУП начисляется в документе «Увольнение».

Шаг 1. Перейдите в раздел «Кадры» - «Приемы, переводы, увольнения», создайте документ и заполните основные данные.

На закладке «Компенсация отпуска» программа автоматически рассчитает и установит количество дней неиспользованного отпуска. Если в программе учет начали вести недавно, пользователь самостоятельно рассчитывает и устанавливает количество дней.

Для расчета количества дней самостоятельно можно воспользоваться «Калькулятором компенсации за неиспользованный отпуск», который находится в свободном доступе в интернете.

Шаг 2. На закладке «Начисления и удержания» отразится сумма «Компенсация отпуска (Отпуск основной)».

Шаг 3. Чтобы посмотреть данные, исходя из которых произведен расчет компенсации, нажмите «кнопку-карандашик» на первой вкладке у поля «Средний заработок» - «Для компенсаций».

В открывшемся окне отобразится информация по расчету среднего заработка. Она определяется автоматически из введенных в программу данных. При необходимости ручного исправления установите переключатель в положение «Задается вручную» и дополните сведения о зарплате сотрудника и отработанных днях.

Шаг 4. Сохраните документ – «Провести и закрыть». Компенсация отпуска при увольнении начислена.

Автор статьи: Ольга Круглова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов